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Word文件一些技巧

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发表于 2009-2-13 16:32:32 | 显示全部楼层 |阅读模式
1. 修复文件# C# d# m2 W" K; T
                             
7 D! F# h8 i- k4 j/ r: ^: N( h                        遇到过突然停电而自己的文件没有保存、文件找到却无法打开的情况吗?其实,在Word中设计了一个修复程序,只不过它比较隐蔽,你没有注意罢了,巧妙地使用它说不定还能够把你的工作成果给恢复过来呢。请点击“文件”→“打开”,在打开文件对话框中的文件类型下拉框中选择“从任意文件中恢复文本”项(请将鼠标向下拖动,否则无法看到这个项目),再点击原先打不开的文件,耐心等待一会儿凡是能够被恢复的文本都会出现在Word窗口中,这时候就麻烦你按一下存盘图标吧!
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/ j9 L# n* Y# E9 B- A                        假设Microsoft Word2003安装在Windows # [8 V# G  k, \* c, |
                        XP中的C盘。依次进入下列文件夹C:/Documents and
, Z: p8 P+ d! }( i$ J5 |3 |                        Settings/用户名/ApplicationData/Microsoft/Word,在Word文件夹下,我们会看到后缀名为.asd的文件,这个文件其实就是我们刚刚编辑过的未存储的文档。此时,只要将扩展名.asd更改为.doc,双击打开后即可继续编辑停电前的Word文档了。
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5 Q0 ^3 \, z0 K1 T! {! g- R                        2.快速还原图片文件2 ^) `( ^, [3 @9 p9 ]9 ~& s
                             
' q& T. m8 R$ D% t* _2 l                        利用Word可以非常方便地制作出图文并茂的作品,但是有时往往出于特殊需要(如出版、发行等),要求把其中内嵌的图片还原出来。这时我们固然可以使用Word2000打开该文件,然后选中相应图像后复制,再启动画图程序进行粘贴,最后再存盘。这对于仅含有一个两上图片的文件尚可,如果你的文档中已经内置了图片文件而且比较多,那么一个一个地拷贝、粘贴则相对来说比较麻烦。其实,只要我们单击“文件”→“另存为Web页”命令,Word就会自动地把其中内置的图片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以另存后的WEB页为文件名加上“.files”的文件夹下(与在IE中保存的网页一样),非常方便。
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                        3.给Word文件减肥, Z% Y7 T" \  |4 D5 E* v
                             现在PC机上是Microsoft
# c4 Q: A; l/ _2 B* q& O2 x                        Windows的天下,软件也越做越大,连一些文字资料的文件也不例外。如我们在Word中打一点儿字,动不动就几十k字节,文件一多,给我们交流、使用都带来了不便(尤其是上网发附件)。其实,只要我们使用“文件”菜单下的“另存为”命令,Word则会重新将信息进行整理存盘,这样会使得文件的容量大大减少。如果你嫌每次都要“另存为”太麻烦的话,可以打开Word,单击“工具”菜单中的“选项”命令,再单击“保存”选项卡,在设置窗口中取消选择“快速保存”选项,以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘,实现“减肥”操作“一劳永逸”。另外,如果我们使用了Word的嵌入字体技术,则在选中“嵌入TrueType字体”后,还应选中“只嵌入所用字符”复选框,否则Word会把所用到的TrueType字体一同“打包”,使得文件增大。2 L5 z5 U% b$ I& k4 M- S- k

6 w& u" v$ x( |) P                        4、Word快速重输:
% v( i1 g7 E& G6 N+ N( K& r5 @( a                        Word在打字过程中,如按下“Alt+Enter”键,将把已经打的字复制,再按,再复制。按“Ctrl+Y”也可。
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3 I# [8 u5 u; F; K; h                        5.实现Word个性模板
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& @) {: S4 t/ v# Y; l                        用Word建立的文件默认页面是A4大小,即宽210毫米、高297毫米。但是有时由于工作的需要,我们不希望用A4大小的纸张,这样每次都必须打开“页面设置”对话框进行设置,同时,Word中默认生成的文档文件是不自动缩进的,必须使用手工调整它们的缩进,非常麻烦。其实,巧妙利用Word的模板文件功能可以设置Word的默认页面大小和自动缩进,从而实现个性模板。% Q( U; I0 D" x" y; l
                             ①进入WordXP的模板文件夹,在Windows 9x和Windows
7 U& F/ m) P$ w$ C& l' i6 e                        Me下为C:WindowsApplication
# b  P6 R) a& w                        DataMicrosoftTemplates文件夹下,而在Windows 2000和Windows ( Q  A, ?1 J+ d% M6 X* v* r
                        NT上为Cocuments and Settings用户名Application 2 I3 f, L% e: E0 I& [- |# C, R
                        DataMicrosoftTemplates文件夹下(此文件夹为隐藏文件夹,你必须对文件夹选项进行设置才能够进入,详见Windows手册),你会看到在此文件夹中有一个normal.dot文件,此文件就是Word的默认模板文件。双击它,系统就会自动调用WordXP打开它。
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                        ②单击“文件”→“页面设置”,调出页面设置对话框,将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值,如图5所示。笔者经常使用它来写作,每次左右拖动滚动条来查看文章不太方便,所以把宽度设置小了一些,为15厘米,高度不变,仍为24厘米。
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; Q4 K$ z- ~  R( [  _9 \                        ③单击“格式”→“段落”,在段落设置对话框中选择“缩进和间距”标签,点击“特殊格式”下拉框,选择“首行缩进”,并设置度量值为0.7厘米(相当于两个汉字字符),即设置每段自动缩进两格(中国人用中文的特色)。
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3 b1 [0 T1 T5 E- q8 [# ]                        ④单击“文件”→“保存”命令,选择保存类型为文档模板文件,由于此时normal.dot原模板已经启动,所以无法直接保存为normal.dot文件。在此,笔者将它保存为normal1.dot文件。
2 R/ Y& H/ \( }3 H3 b5 M                             ⑤再次进入C:WindowsApplication ! ~* `( @( ]: C" o( l0 L9 p
                        DataMicrosoftTemplates文件夹下,这时会看到两个模板文件normal.dot和normal1.dot。选中normal.dot文件(老模板文件),按下F2键,选择“重命名”,将它重新命名为oldnormal.dot文件,按照此法再将新的模板文件normal1.dot重命名为normal.dot文件。
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                        ⑥上面的制作步骤完成后,使用起来就方便多了。单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键即可以用你刚才的设置来进行文件处理了。
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                        6.一次保存多个文件1 `! P" C/ U) z# [+ G

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8 c7 [5 v& X+ P/ \' z6 Q                        在WPS2000/Office中有一个“保存所有文件”命令,这个命令非常有用,只要执行该命令,即相当于将所有的文件进行存盘操作,免去了一个文件窗口一个文件窗口切换、存盘之苦。其实,我们也可以在Word中一次保存多个文件:只要在要保存文件时按下Shift
4 Z  K8 g$ i# c0 E                        键就可以发现,原来的“保存”命令已经变成了“全部保存”命令了,此时单击这个命令相当于WPS2000中的“保存所有文件”命令,即一次性将所有打开的文件进行存盘。
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                        7.合并Word文件
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+ t$ L& o. \) [3 D* q2 `                        我们在使用Word制作文档时,经常要与别人合作,一般情况下,我们都是把别人的文件拷贝过来打印,这虽然方便,但是不利于文件的管理。试着单击“插入”菜单下的“文件”命令,在弹出的窗口中选择“Word文件”,再找到同事的文件,点击“插入”钮。怎么样?同事的文件是不是已经历历在目了,而且图片、表格、字体、字号、格式都丝毫没有任何变化!

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leon3575 该用户已被删除
发表于 2009-2-13 18:24:59 | 显示全部楼层
提示: 作者被禁止或删除 内容自动屏蔽
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发表于 2009-2-19 21:20:33 | 显示全部楼层
好东西,谢了,呵呵。
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发表于 2009-4-27 20:12:34 | 显示全部楼层
很少用WORD@纯文本用记事本就搞定了@
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发表于 2009-4-28 20:25:36 | 显示全部楼层
学习了,很多都用得上,谢谢LZ
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